ERP-järjestelmän (ERP, Enterprise Resource Planning, eli toiminnanohjausjärjestelmä) käyttöönotto on vaativa ja aikaa vievä projekti. Tämä on yleinen käytännön kokemus, joka nousee esiin keskustellessa melkein kenen tahansa ERP-käyttöönotossa mukana olleen asiantuntijan kanssa. Tavallista myös on, ettei uusi järjestelmä tuo heti tullessaan toivottua tuottavuusloikkaa, vaan että optimointi ja tuottavuuden nousu vaatii aikaa ja ponnisteluita. Tavallista myös on, että jälkikäteen ollaan viisaampia ja kokeneempia kuin etukäteen. Jälkikäteen voidaan tunnistaa monia asioita, jotka toisin tekemällä olisi voitu päästä parempaan lopputulokseen. Toisaalta voidaan tunnistaa tekijöitä, jotka olivat kriittisiä saavutettujen onnistumisten kannalta.
Teimme kevyen tutkimuskatsauksen selvittääksemme, mitkä asiat edesauttavat ERP-projektin onnistumista. Oman empiirisen kokemuksen sijaan kävimme läpi muutamia tieteellisiä artikkeleita, jotka kokoavat yhteen tulokset useista kymmenistä ERP-käyttöönottojen onnistumisia ja epäonnistumisia käsitelleistä tutkimusartikkeleista. Lista käytetyistä tutkimuksista on artikkelin lopussa.
Tässä ERP-käyttöönotolla tarkoitetaan käyttöönottoprojektia laajasti käsittäen esi-implementoinnin, varsinaisen käyttöönoton sekä jälki-implementoinnin, eli tuotannossa olevan järjestelmän käytön oppimisen ja sen toiminnan optimoinnin.
Katsauksen anti tuki käytännön kokemuksia: Tutkimusten mukaan merkittävä osa ERP-projekteista epäonnistuu tai jää tavoitteista. Epäonnistuneiden projektien prosenttiosuus vaihtelee tarkastelluissa tutkimuksissa noin 60 % ja 90 % välillä. Vaihtelu tutkimusten välillä on suurta. Se on ymmärrettävää, sillä myös onnistumisen ja epäonnistumisen käsitteet ja eri projektien lähtökohdat voivat olla hyvin erilaisia.
Onnistuneella käyttöönotolla voidaan tarkoittaa eri asioita, sillä yhtiöt tavoittelevat käyttöönotolla eri asioita. Yleisesti ottaen ERP:n avulla pyritään sujuvoittamaan ja tehostamaan yrityksen operatiivista toimintaa ja hallinnollisia prosesseja sekä helpottamaan toiminnan seurantaa ja ohjausta. Vähimmillään pyritään siihen, että uusi ERP toimisi yhtä hyvin kuin vanha. Mikäli ERP hankaloittaa tai hidastaa toimintaa, aiheuttaa ylimääräistä päivittäistä operatiivista tai hallinnollista työtä, virheitä tai ongelmia, voidaan katsoa järjestelmän ja sen käyttöönoton jääneen niille asetetuista tavoitteista tai epäonnistuneen. Itse käyttöönottoprojektilla on yleensä budjetti ja aikataulu. Varsinainen projekti voidaan katsoa epäonnistuneeksi, mikäli budjetti tai aikataulu merkittävästi ylitetään ennen kuin on päästy projektille asetettuihin tavoitteisiin.
Huomioitavaa on, että projektiin liittyvät pelkät kustannus- ja aikataulutavoitteet sekä laajemmin tarkasteltava ERP-järjestelmän tuottavuus ja toimivuus ovat toisinaan toistensa kanssa ristiriitaisia tavoitteita. Näin on esimerkiksi silloin, kun käyttöönottoprojektille on asetettu epärealistisen tiukka budjetti ja aikataulu. Tällöin onnistumiseksi voidaan lyhytnäköisesti katsoa budjetissa ja aikataulussa pysyminen, vaikka itse lopputulos olisi keskeneräinen tai vajaa, eli vaikka käytännössä järjestelmä ei pystyisi toimimaan vielä lähellekään optimaalisesti. Vastaavasti aikatauluviivästymä ja budjettiylitys voidaan katsoa epäonnistumiseksi, vaikka toisaalta lopputuloksena olisi hyvin toimiva järjestelmä. Koska budjetti ja aikataulu ovat aina organisaation itse määrittelemiä ja ne vaihtelevat projektista toiseen, mutta tavoite saada ERP toimimaan sujuvasti ja tehokkaasti puolestaan kaikkien lähes yleisesti hyväksymä, on tässä selvityksessä painotettu jälkimmäistä onnistumisen määritelmänä. Onnistumiseksi siis katsotaan se, että ERP toiminnallisessa mielessä ja yrityksen tuottavuutta parantavana järjestelmänä täyttää sille asetetut vaatimukset käyttöönoton jälkeen.
Mitä ovat sitten ne tekijät, jotka edesauttavat käyttöönoton onnistumista edellä kuvatulla mittapuulla? Tarkasteltujen tutkimusten perusteella yhteisiä tekijöitä onnistuneille ERP-käyttöönotolle on varsin monia, joista useimmin mainitut on listattu seuraavassa.
- Loppukäyttäjien osallistuminen ja loppukäyttäjien kouluttaminen. Tällä varmistetaan järjestelmän käyttäjien sitoutuminen muutokseen ja toteutuksen soveltuvuus käytännön työhön ja prosesseihin, sekä parannetaan käytön tehokkuutta.
- Käyttöönottotiimin osaaminen, erityisesti yhtiön sisällä. Käyttöönottotiimissä tulisi olla sekä teknisiä että prosessiosaajia, ja osaamista on tultava ja sitä on kehitettävä nimenomaan yrityksellä itsellään. Pelkkä järjestelmätoimittajan osaamiseen nojaaminen ei siis riitä, etenkään jälki-implementointivaiheessa, jossa ERP:n toimintaa optimoidaan ja sen käyttö syvällisesti omaksutaan. Yhtiö voi täydentää oman tiimin osaamista ulkopuolisilla konsulteilla, ja oikein kohdennetulla täydentämisellä on myönteiset vaikutukset käyttöönoton onnistumiseen.
- Osaamisen ja tiedon hallinta. ERP-toimittajan ja konsulttien sekä yrityksen sisällä olevien eri toimintojen hallussa oleva osaaminen tulee tehokkaasti ja järjestelmällisesti pystyä siirtämään niille ihmisille, jotka osaamista jatkossa tarvitsevat.
- Yhteistyö ja kommunikointi eri toimintojen välillä. Osaoptimoitu järjestelmä ei voi olla toimiva kokonaisuus, eikä siiloissa tapahtuva kehittäminen palvele kokonaisuutta. Prosessit ERP:n sisällä leikkaavat yrityksen toimintojen läpi, ja prosessin tulee toimia sujuvasti ilman, että se katkeaa tai tuottaa ongelmia muiden toimintojen puolelle tullessaan.
- Muutosprosessin hallinta ja käyttäjien muutoshalukkuuden huomioon ottaminen. Tämä linkittyy myös loppukäyttäjien osallistumiseen ja kouluttamiseen. Uusi järjestelmä edellyttää uuden oppimista ja työtapojen muuttamista. Myönteinen asennoituminen muutokseen auttaa tässä ja mahdollistaa järjestelmän tehokkaamman käytön käyttäjien keskuudessa.
- ERP-toimittajan osaaminen ja tuki. ERP-toimittaja on keskeisessä roolissa järjestelmän käyttöönotossa. ERP-toimittajan tukea tarvitaan sekä käyttöönotossa että ylläpitovaiheessa. Suhde ERP-toimittajaan on pitkäaikainen ja sen strateginen luonne tulisi ymmärtää.
- Projektin johtaminen. Tässä tärkeää on sekä projektin johtamisen systematiikka ja työkalut että henkilöjohtaminen. Projektipäälliköllä tulee olla kyky ratkaista eteen tulevat ongelmat sekä riittävät toimintavaltuudet eteenpäin vievien päätösten tekemiseksi.
- Ylimmän johdon tuki ja sitoutuminen hankkeeseen. Tällä on merkitystä sekä sen kannalta, että koko yhtiön henkilöstö saadaan hyväksymään projekti, että tarvittavien resurssien myöntämiseksi ja päätösten tekemiseksi.
- Riittävät resurssit projektin toteuttamiseksi. Ilman riittäviä henkilöstö- ja taloudellisia resursseja onnistuneeseen lopputulokseen pääseminen voi olla vaikeaa tai mahdotonta. Tämän menestystekijän hankalaksi tekee se, että etukäteen voi olla vaikeaa tarkasti määrittää tarvittavia resursseja. Siksipä resurssisuunnitelmaa tulee päivittää säännöllisesti projektin aikana tarpeiden tarkentuessa.
Kun mennään tarkemmin teknisiin toimenpiteisiin ja ratkaisuihin, nousevat esille seuraavat tekijät:
- Datan puhdistus ja datamigraatio. Uusi samoin kuin vanha ERP voi toimia tehokkaasti vain, mikäli data on kunnossa. Uuden ERP:n käyttöönotossa siirrettävä data joudutaan arvioimaan ja strukturoimaan uuden järjestelmän mukaisesti joka tapauksessa, eikä uuteen järjestelmään kannata viedä virheellistä tai vanhentunutta tietoa. Datan puhtaus ja rakenne korostuu samaa dataa käsitteleviä eri järjestelmiä integroidessa.
- Mahdollisimman vähäinen kustomointi. Runsaat kustomoinnit lisäävät käyttöönoton työmäärää ja vaikeuttavat ylläpitoa.
- Riittävä testaus. Testata tulisi paitsi järjestelmän toiminnallisuuksia, myös suorituskykyä ja luotettavuutta.
- Integraatioiden jatkuva kehittäminen. Integraatioita ei tulisi jättää siihen, mihin on käyttöönottohetkellä päädytty. Sen sijaan niitä tulisi kehittää jatkuvasti. Tarve jatkuvuudelle heijastelee sitä, että monen järjestelmän kokonaisuus on monimutkainen ja jatkuvassa muutoksessa oleva kokonaisuus. Ei riitä, että kukin järjestelmä itsessään toimii, vaan niiden on pelattava saumattomasti yhteen.
Empiirisen kokemuksen perusteella voidaan sanoa, että lista ei ole tyhjentävä. Esimerkiksi huolellista vaatimusmäärittelyä ei mainita tutkimuksissa erityisenä menestystekijänä, vaikka se kokemuksen perusteella on merkittävässä roolissa niin aikataulun ja budjetin suunnittelussa kuin järjestelmän käyttöönoton onnistumisessakin. Toisaalta tällaiset yksityiskohtaiset samoin kuin valitut projektinhallinnan menetelmät saattavat sisältyä tutkimuksissa laajempiin kokonaisuuksiin, kuten henkilöstön osaaminen tai projektinjohto yleisesti.
Kaiken kaikkiaan voidaan todeta, että ERP-käyttöönotto on vaativa moniammatillinen ja tiimirajat- ja yritysrajat ylittävä ponnistus. Vaikka käyttöönottoprojekti päättyisi, ei uuteen järjestelmään liittyvä kehittäminen pääty siihen. ERP-järjestelmää ja siihen liittyvien muiden järjestelmien kokonaisuutta voi ja kannattaa parantaa jatkuvasti. Näin investoinnille ja jatkuville kuluille saadaan mahdollisimman suuri tuotto järjestelmän tehokkaamman toiminnan ja organisaation kohentuneen tuottavuuden kautta.
Artikkelissa käytetyt lähteet (osa maksullisia):
Leyh, C., Sander, P. (2015). Critical Success Factors for ERP System Implementation Projects: An Update of Literature Reviews. In: Sedera, D., Gronau, N., Sumner, M. (eds) Enterprise Systems. Strategic, Organizational, and Technological Dimensions. Pre-ICIS Pre-ICIS Pre-ICIS 2011 2012 2010. Lecture Notes in Business Information Processing, vol 198. Springer, Cham. https://doi.org/10.1007/978-3-319-17587-4_3
Butarbutar, Z. T., Handayani, P. W., Suryono, R. R., & Wibowo, W. S. (2023). Systematic literature review of Critical success factors on enterprise resource planning post implementation. Cogent Business & Management, 10(3). https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/23311975.2023.2264001
Rajapakse, Duminda & Thushara, S.. (2023). Critical Failure Factors in ERP Implementation: A Systematic Literature Review. Journal of Business and Technology. 7. 65. https://www.researchgate.net/publication/370394801_Critical_Failure_Factors_in_ERP_Implementation_A_Systematic_Literature_Review
